Cómo realizar una evaluación del desempeño efectiva en la empresa

A través de una evaluación del desempeño es posible analizar, medir y evaluar las competencias, habilidades, aptitudes, actitudes y eficiencia de los empleados o colaboradores de una empresa.

La evaluación del desempeño es, hoy en día, uno de los procesos más importantes de una empresa. Permite conocer, con objetividad y exactitud, si los trabajadores están cumpliendo con los objetivos definidos para conseguir la rentabilidad y productividad adecuada. De lo contrario, será necesario realizar acciones de optimización o mejora. Algunos ejemplos podrían ser: realizar ajustes en la plantilla, mejorar la formación o poner en marcha estrategias para motivar a los empleados.

Para que sea realmente efectiva y útil de cara a mejorar los resultados relacionados con la rentabilidad y productividad de la empresa, la evaluación de desempeño debe realizarse correctamente y responder a una estrategia. Esta debe incluir una preparación previa, unos métodos de evaluación, así como un seguimiento del plan de acción.

¿Cómo preparar una evaluación del desempeño?

El proceso de evaluación del desempeño comienza con un trabajo previo, en el que se deben definir objetivos, criterios de evaluación y métodos de comunicación efectiva con los empleados.

Definición de objetivos claros y medibles

Cualquier evaluación de desempeño ha de comenzar con la definición de unos objetivos que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y en un tiempo concreto, es lo que se conoce como objetivos SMART.

Cuanto más concretos y definidos sean estos objetivos, más útiles serán y más fácil resultará evaluarlos posteriormente, a través de los programas de evaluación de rendimiento (KPIs) adecuados.

Establecimientos de criterios de evaluación

Uno de los métodos más efectivos y utilizados para evaluar el desempeño de los empleados es a través de cuestionarios, que se pueden puntuar en función de diferentes escalas de calificación. Algunas de las más utilizadas son: como la escala Likert (positivo, neutro, negativo), la escala BARS (se califica del 1 al 5) o la puntuación por porcentajes.

Comunicación con los empleados sobre el proceso

De poco sirve poner en marcha una evaluación de desempeño si, finalmente, las conclusiones y resultados obtenidos no se comunican, periódica y correctamente a los empleados. De esta forma, sabrán en qué están fallando o, dicho de otro modo, qué aspectos de su trabajo tienen un mayor margen de mejora.

Los métodos de evaluación del desempeño

Existen diversos sistemas de evaluación de desempeño, por lo que debemos seleccionar cuál de ellos está más alineados con los objetivos, misión y valores de nuestra empresa. Estos son algunos de los sistemas más utilizados:

Evaluaciones de desempeño basadas en competencias

Es uno de los modelos más utilizados actualmente. Están muy enfocadas en la evaluación de las competencias requeridas por cada profesional de la empresa. En función del cargo que ocupa o de las funciones que tiene encomendadas, resulta muy útil para medir, objetivamente, el desempeño de cada integrante. Esto también permite conocer su aportación a la organización.

Evaluaciones de desempeño basadas en resultados

Es, probablemente, el método más clásico de evaluación y, de forma muy general y breve, este método puede definirse así: se establecen unos resultados u objetivos de trabajo para cada empleado y se realiza una evaluación en función de si se han cumplido o no.

Autoevaluaciones

Es el propio empleado el que valora su actividad y la calidad de su trabajo respecto a unos parámetros establecidos previamente. Es un método que puede resultar muy útil y puede mejorar el nivel de compromiso del empleado con la empresa. No obstante, requiere de un análisis preciso, donde hay que recoger muchos datos y se debe prestar mucha atención a los detalles.

Evaluaciones de 360º

Este método implica una visión mucho más abierta y flexible de la evaluación del rendimiento. Se tienen en cuenta multitud de variables y abarca la percepción que tienen del desempeño de un empleado los diferentes agentes implicados: compañeros, superiores, subordinados y hasta clientes.

Es importante reseñar que estos diferentes métodos de evaluaciones pueden realizarse tanto de forma individual a cada profesional, como por equipos o departamentos.

¿Cuándo y cómo debemos realizar la evaluación del desempeño?

Tan importante es utilizar el método adecuado, como elegir el momento y el contexto idóneos, así como comunicar los resultados de la evaluación a los empleados de manera eficaz y con tacto. Estos aspectos no deben subestimarse, ya que influyen directamente en la objetividad y utilidad de los resultados obtenidos. Además, se trata de factores con una notable influencia en la motivación y los sentimientos de cada empleado, así como en el clima laboral.

Son muchas las empresas que se decantan por realizar evaluaciones de desempeño con periodicidad trimestral, coincidiendo con el calendario financiero. Se trata de una forma de vincular desempeño con objetivos de rentabilidad económica.

No obstante, la evaluación anual también es muy popular, aunque tiene la desventaja de que obliga, por lo general, a realizar cuestionarios más largos. Además, en ocasiones el seguimiento se dilata en exceso. Esto puede retrasar la puesta en marcha de medidas correctoras necesarias. También existe la alternativa de realizar evaluaciones semestrales.

En cualquier caso, a la hora de elegir la periodicidad de las evaluaciones de desempeño hay que tener en cuenta la cultura empresarial de cada empresa e, incluso, las costumbres implantadas.

Establecimiento de un ambiente cómodo y seguro

Aunque, afortunadamente, no ocurre en todos los casos, es inevitable que algunos empleados perciban las evaluaciones de desempeño como una forma de control y fiscalización de su trabajo. Hasta es posible que a algunos trabajadores estos procesos les provoquen malestar y ansiedad.

La mejor forma de evitar estos temores y sentimientos negativos es que la Dirección de la empresas o el departamento de RRHH actúe con transparencia y transmita tranquilidad. Es importante dejar claro a los empleados que, con la evaluación de desempeño, lo que se busca es optimizar el trabajo y que todos los trabajadores se sientan más cómodos y seguros, detectando áreas de mejora y necesidades.

Vale la pena dejar muy claro que el objetivo último de una evaluación de desempeño es que tanto la empresa como los empleados se vean beneficiados, y que no se trata de un método de control, ni de penalización de errores.

Seguimiento, escucha activa y retroalimentación constructiva

La evaluación del desempeño puede servir para mejorar el clima laboral y potenciar la confianza entre los empleados y los CEOs o directivos. Pero para ello es imprescindible que, a la hora de comunicar los resultados, se cree un clima de comunicación fluida y confianza mutua.

Es decir, debe existir un feedback positivo y constante, y se fomente el debate para, entre todos, exponer los problemas detectados y buscar soluciones basadas en el consenso y la puesta en marcha de acciones acordadas entre todos.

En este sentido, el seguimiento y medición de la evaluación de desempeño tiene sentido y utilidad práctica cuando, en base a los resultados obtenidos, se define un plan de acción, detallado y calendarizado.