Las 15 funciones de Excel imprescindibles para tu empresa

Desde su concepción a mediados de los 80, Microsoft Excel ha revolucionado el mundo de los negocios y la gestión de datos, transformando la manera en que las empresas operan y toman decisiones. De hecho, podría decirse que, en su apogeo (finales del siglo XX), su capacidad de mejorar y acortar los tiempos de ciertos procesos, como en la contabilidad, llegó a suponer una amenaza al empleo similar a la que hoy en día vivimos con la inteligencia artificial. Por eso, quizás va siendo hora de que conozcas las 15 funciones de Excel imprescindibles para tu empresa.

Paradojas de la vida: en 2023 el debate se centra en si la inteligencia artificial será capaz de sustituir a Excel algún día en los entornos laborales. Pero hasta que esto suceda (o no), esta poderosa herramienta de hoja de cálculo sigue ofreciendo una amplia gama de funciones que hacen que el trabajo con datos sea más fácil, eficiente y efectivo. Y con aplicación en diversos sectores.

Los analistas financieros lo utilizan para realizar proyecciones; los contables, para manejar los libros de las empresas; los gerentes de Recursos Humanos, para llevar un seguimiento de las horas de los empleados; y los encargados de Marketing, para analizar los datos de las campañas. Incluso son vitales en ramas como la educación o la investigación.

En Videocation contamos con cursos específicos para todos los niveles:

• Introducción a Excel
• Excel Intermedio
• Excel Avanzado

Pero, ¿por qué es tan importante y popular Excel? La respuesta reside en su versatilidad. Excel puede manejar todo tipo de datos y realizar una serie de funciones y operaciones matemáticas y estadísticas. Las funciones de Excel permiten a los usuarios hacer desde tareas simples como sumar una serie de números, hasta tareas más complejas como construir modelos financieros o realizar análisis de datos complejos. Pero, ¿sabes cuáles son las más importantes para las empresas y por qué?

¿Por qué Excel es importante para tu empresa?

En primer lugar, hay que señalar que la importancia de Excel en el mundo empresarial es indiscutible. Este programa de hoja de cálculo de Microsoft se utiliza en casi todos los aspectos del entorno de negocios. Y permite a las empresas analizar, gestionar y compartir información de manera eficaz. Sus múltiples funciones y la capacidad de manejar grandes volúmenes de datos hacen de Excel una herramienta inestimable para cualquier empresa. Permite la recopilación y organización de datos en tablas y gráficos fácilmente interpretables, facilitando la identificación de tendencias y patrones, la realización de cálculos complejos y la simulación de escenarios.

Además, Excel es una herramienta que puede adaptarse a las necesidades cambiantes de tu empresa. Puedes personalizar sus funciones para adaptarse a las operaciones específicas de tu negocio. Excel permite la creación de plantillas personalizadas, lo que puede ahorrar mucho tiempo en tareas repetitivas.

También es una herramienta excelente para el seguimiento y la presentación de los KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento) de tu empresa. Es importante tener en cuenta que, si bien Excel es una herramienta poderosa, también requiere habilidades y conocimientos específicos para su manejo efectivo. Por eso, vamos a profundizar en 15 de las funciones más importantes que ofrece Excel.

Cuáles son las 15 funciones de Excel imprescindibles para tu empresa

• SUM: Suma un rango de celdas. Escribe "=SUM(A1:A10)" para sumar las celdas de A1 a A10.
• AVERAGE: Calcula la media de un conjunto de números. Introduce "=AVERAGE(B1:B10)" para calcular la media de las celdas B1 a B10.
• COUNT: Cuenta las celdas con números. Escribir "=COUNT(C1:C10)" contará las celdas con números del C1 al C10.
• MIN/MAX: Determinan el valor mínimo y máximo. Usa "=MIN(D1:D10)" o "=MAX(D1:D10)" para el mínimo y el máximo de las celdas D1 a D10.
• IF: Realiza pruebas lógicas. "=IF(E1>10, "Mayor que 10", "No mayor que 10")" comprobará si E1 es mayor que 10 y devolverá el texto correspondiente.
• VLOOKUP: Busca un valor y devuelve un resultado correspondiente. Con "=VLOOKUP("Busqueda", F1:G10, 2, FALSE)", buscas "Busqueda" en la columna F y devuelves el correspondiente valor de la columna G.
• HLOOKUP: Similar a VLOOKUP, pero horizontalmente. "=HLOOKUP("Busqueda", A1:J2, 2, FALSE)" busca "Busqueda" en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 2.
• CONCATENATE: Combina texto. "=CONCATENATE(A1, " ", B1)" unirá el contenido de A1 y B1 con un espacio entre ellos.
• PMT: Calcula pagos de préstamo. "=PMT(5%/12, 60, 20000)" calcula el pago mensual de un préstamo de $20000 a 5 años y 5% de interés anual.
• LEN: Mide la longitud del texto. "=LEN(A1)" devuelve el número de caracteres en A1.
• LEFT/RIGHT/MID: Extraen caracteres de texto. "=LEFT(A1, 5)" devuelve los primeros 5 caracteres de A1. "=RIGHT(A1, 3)" los últimos 3 caracteres. "=MID(A1, 2, 3)" los 3 caracteres de A1 empezando desde el segundo.
• COUNTIF: Cuenta celdas que cumplen con un criterio. "=COUNTIF(A1:A10, ">20")" contará celdas en el rango A1:A10 que son mayores que 20.
• SUMIF: Suma celdas que cumplen con un criterio. "=SUMIF(B1:B10, ">50")" sumará valores en B1:B10 que son mayores que 50.
• INDEX/MATCH: Devuelven un valor en una tabla basado en criterios. Con "=INDEX(A1:B10, MATCH("Busqueda",A1:A10,0), 2)", buscas "Busqueda" en la columna A y devuelves el valor correspondiente de la columna B.
• TEXT: Convierte un número en texto. "=TEXT(C1, "0.00")" convierte el número en C1 a texto con dos decimales.